Acoplan

Línea base, empezando por el principio.

Seguramente hayas escuchado hablar de la «línea base», ese conjunto de fechas e hitos fijos que enmarcan un proyecto en un plazo determinado, pero ¿cuál es su origen?, ¿cómo se crea? Veamos qué principios recomendamos considerar para arrancar desde un punto de partida realmente consensuado, útil y alcanzable.

En primer lugar, el mapa de ruta del proyecto debe estar basado en el histórico y juicio de expertos, así como contemplar los condicionantes y particularidades propias del proyecto: ubicación, regulación, fechas de necesidad, hitos críticos o inamovibles… La persona encargada de crear la planificación deberá tener el mayor conocimiento posible del proyecto, mantendrá entrevistas con los integrantes del equipo, analizará otras planificaciones, entenderá las necesidades del cliente, etc. 

A toda esta información hay que darle forma, dotarla de un orden lógico y con sentido. Debe crearse una estructura de menor a mayor detalle, lo que llamamos una WBS – estructura de desglose de trabajo- que permite un control, análisis y enfoque del proyecto por partidas, facilitando su manejo y asimilación.

Toda planificación debe tener un listado de tareas o actividades nombradas de manera útil y sencilla, por ejemplo, con un código que permita identificar fácilmente a qué parte de la estructura pertenece. Con un alcance acotado y conocido por el equipo de trabajo. Es importante confirmar que todo el alcance queda recogido.

Las actividades, deben tener el nivel de detalle y duración suficientes para su control, un mayor detalle será sinónimo de una necesidad de recursos mayor para su control sin aportar, en la mayoría de los casos, mayor valor; al contrario, se multiplicarán las posibilidades de error y de que la planificación quede obsoleta por no poder ser alimentada al mismo ritmo que el proyecto requiera. De la misma manera, se creará una plantilla de recursos conveniente que serán asignados a las diferentes tareas.

Otro punto fundamental en la creación de una planificación base, es la creación de una secuencia lógica de trabajo, evaluando y decidiendo qué tipos de relaciones emplear, analizando sus implicaciones – también a futuro, no únicamente en la foto inicial-, los tiempos de espera entre actividades y los plazos de duración de cada tarea.

Una vez tengamos una primera versión de la planificación, deberán revisarse fechas, objetivos, camino crítico en tres niveles: a nivel global de proyecto, a nivel de los principales bloques o partidas y a nivel de las actividades de detalle más importantes bien sea por el esfuerzo que requieren bien, por el valor que aportan al proyecto. Y se realizará una nivelación de recursos.

Lo anterior genera un proceso iterativo de ajuste hasta dar con un compromiso válido entre la duración total del proyecto e hitos, recursos necesarios y condicionantes externos.

Si implicamos al equipo desde el inicio, el resultado será como ya indicamos consensuado, útil y alcanzable. Será una hoja de ruta con la que todos se sentirán cómodos y entenderán, haciéndolos suyos, las fechas y objetivos marcados.

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