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Planificación para el cliente: Hasta qué punto decir la verdad

Al inicio del proyecto, una vez aprobada una línea base contractual, comenzamos el seguimiento y actualizaciones periódicas de la planificación. En este punto es habitual encontrarse con dos formas de pensar en lo que respecta a la manera de actualizar la planificación.

  1. Ajustar las fechas a las de la línea base contractual a toda costa, ocultando las holguras al cliente y el plan de obra real, que en muchas ocasiones se espera poder adelantar, al menos al inicio del proyecto.
  2. Mostrar en la planificación las fechas reales estimadas, y el objetivo interno que se espera o se va a intentar alcanzar.

¿Con qué forma de pensar te identificas más?

Vamos a reflexionar un poco sobre los pros y los contras de cada opción.

Opción 1: Ocultando las holguras.

La ventaja principal que se busca con esta opción es evitar tener al cliente encima haciendo seguimiento exhaustivo del cumplimiento de fechas forecast. No queremos que se nos pidan explicaciones por no cumplir objetivos autoimpuestos.

Las desventajas, sin embargo, son bastantes. Por un lado, la planificación pierde sentido como herramienta de coordinación de obra, ya que las fechas objetivo reales no se encuentran plasmadas en ella. El personal de cada disciplina en obra, usualmente sabe que las fechas mostradas en la planificación son sus fechas de ejecución tardías, pero pierde visibilidad sobre el resto de actividades de otras disciplinas relacionadas con sus trabajos. Es necesaria una coordinación “extraoficial”, a veces llevando otra planificación interna en paralelo, otras veces simplemente confiando en que una buena comunicación solvente la falta de un plan de obra bien plasmado. Ambas situaciones crean confusión y dificultan el compromiso de las partes a cumplir el objetivo establecido. Finalmente, esto suele desembocar en que el plan que se quería establecer como objetivo interno se “olvida”, y con suerte acaban cumpliéndose las fechas contractuales.

Opción 2: Mostrar el objetivo interno al cliente

Las ventajas en este caso son claras. Por un lado nos permite actualizar la planificación con objetivos reales, con un cálculo de recursos adecuado y unas fechas objetivo que se distribuyen a todas las partes, tanto al cliente como al personal de obra. La planificación se usa como herramienta de coordinación interna de obra, y es posible implicar a cada responsable en su cumplimiento. Además los propios responsables de cada área cuentan con el cumplimiento de sus homólogos del resto de áreas relacionadas, lo que fomenta la implicación y el cumplimiento de las fechas.

Por otro lado, el cliente suele apreciar esta claridad y usualmente se implica en este objetivo, que también va en su favor. Por ejemplo, agradece saber las fechas reales de ejecución de cara a los plazos de revisión de planos.

La desventaja se da cuando el cliente usa esta planificación objetivo para pedir justificaciones de su no cumplimiento. Usualmente se tiene miedo a no cumplir una fecha comunicada al cliente, ya que parece que damos la sensación de falta de profesionalidad.

No hay duda que este es un efecto que hay que tratar, pero es posible dejar claro al cliente que se establecerá un objetivo más ambicioso que el contractual y se compartirá abiertamente, pero no se justificarán incumplimientos que no comprometan las fechas contractuales, las cuales se mostrarán en la misma impresión que dicho objetivo interno. Al fin y al cabo, el compromiso es solo el contractual, nadie puede demandarnos por no cumplir un forecast, y todo el que tiene experiencia en la ejecución de proyectos sabe que por definición, los problemas e imprevistos surgen, y obligan a revisar constantemente las fechas objetivos. No se trata de falta de profesionalidad, se trata de hacer un plan realista y dimensionarse y prepararse adecuadamente para su cumplimiento. Esta realmente es la mejor forma de “salvaguardar las holguras”.

Como conclusión, nuestra recomendación es clara, demos un voto de confianza al cliente, impliquémoslo en nuestros objetivos y rememos todos en la misma dirección. Sin duda es lo más beneficioso para el proyecto y la estrategia que más incrementa las posibilidades de éxito.

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